القلم الخاص

مدير القلم الخاص

هاجر أوزلام باشدوغان

القلم الخاص

نوسران ياليتشين

القلم الخاص

سيلين داميرباش

 

الهاتف:   0 380 542 11 01

الفاكس:        0 380 542 11 09


صلاحيات ووظائف ومسؤوليات القلم الخاص

  • توفير بيئة عملية وفعالة لعمل رئاسة الجامعة, وإعداد برامج عمل يومي في سياق التعليمات المعطاة, وتنظيم اللقاءات, وتنظيم الأعمال داخل البلاد وخارجها, وتنفيذ خدمات التمثيل والبروتوكولات,

  • تنفيذ أعمال وإجراءات الجهة المسؤول, وإخطار المعنيين بالأوامر والتعليمات, والمتابعة, وتوفير كافة البيانات والوثائق من داخل وخارج الهيئة وتقديمها للجهة المسؤولة,

  • تنفيذ كافة المباحثات الهاتفية لرئاسة الجامعة وإرسال طلبات اللقاءات.

  • متابعة أعمال الوحدات في سياق أوامر رئاسة الجامعة.

  • فحص الخطابات المقدمة لرئاسة الجامعة للتوقيع عليها من ناحية قواعد المراسلة, وطلب تعديل أي أخطاء أو أشياء ضرورية, وإرسال الخطابات الموقعة إلى الجهات المعنية.

  • إجراء الفحوصات والدراسات المتعلقة بالموضوعات المطلوبة من قبل رئاسة الجامعة أو المقدمة إليها وتوفير بيانات ووثائق تامة.

  • إجراء المراسلات الروتينية داخل الهيئة في الموضوعات المتعلقة بوحدة القلم الخاص, وإرسال خطابات التسجيل والحوالة ومتابعة الأعمال والمباركة والشكر والمواساة, إلخ.

  • إعداد تقرير نشاط الوحدة المنتمية إلى وحدة القلم الخاص.

  • توزيع وظائف الموظفين في وحدة القلم الخاص بواسطة إدارة الوحدة, وتعديل الأعمال, والتحكم فيها, وإجراء الأعمال اللازمة لزيادة بيانات عمل الموظفين, وتدريبهم, وتأهيلهم.

  • ترتيب وتنظيم أرشيف وحدة القلم الخاص, وتخزين كافة الملفات والأوراق الخاصة بشكل منتظم.

  • إجراء الأعمال الأخرى التي ستوضحها رئاسة الجامعة.